Langkah Pencegahan Kecurangan dan Pencurian di Perusahaan
Baca juga artikel keamanan di:
Bagamana cara menyimpan Aset fisik sesuai SOP Organisasi yaitu dengan cara di inventarisasi karena tujuan utama inventarisasi menurut Sugiama (2013) adalah, menciptakan ketertipan administrasi, pengamanan asset, pengendalian dan pengawasan asset.
Sebelas langkah berikut bisa digunakan untuk mendesain kontrol internal yang bertujuan memperketat kontrol terhadap akses dokumen penting dan aset perusahaan.
- Lakukan pre-employment background check
Sebelum memutuskan merekrut penting bagi perusahaan untuk mengecek latar belakang calon karyawan untuk memvalidasi data yang diberikan dan memeriksa track record. Perusahaan tentu tak ingin kecolongan mempekerjakan karyawan yang pernah terlibat kasus tertentu di perusahaan sebelumnya, bukan?
- Membuat kebijakan dan prosedur untuk mengatasi perilaku tak jujur dan tak beretika
Perusahaan perlu membuat mendokumentasikan prosedur dan kebijakan yang menggambarkan perilaku tak beretika, prosedur pelaporan dan hukuman bagi pelaku.
- Memastikan manajemen mendukung kebijakan tersebut
Manajer senior perlu menekankan tentang perilaku beretika di lingkungan perusahaan. Penekanan ini juga memberikan gambaran tegas bahwa kecurangan tak akan ditoleransi.
- Mengedukasi karyawan tentang pentingnya program antikecurangan
Semua karyawan harus menerima pelatihan terkait kebijakan etika dan program anti kecurangan serta menandatangani pernyataan bahwa mereka telah menerima pelatihan tersebut.
- Menyediakan kanal pelaporan bersifat anonim
Kanal pelaporan yang bersifat anonim penting untuk menjaga kerahasiaan pelapor sehingga pelapor merasa aman untuk melaporkan.
- Membatasi akses terhadap dokumen sensitif dan mengelola sistem untuk mengaudit akses
Akses terhadap area dokumen sensitif (invoice, jurnal, buku besar dan lainnya) perlu dibatasi hanya bagi karyawan yang membutuhkan informasi untuk pekerjaan mereka. Audit terhadap akses juga perlu dilakukan.
- Membatasi akses sistem komputer terhadap dokumen sensitif dan membuat sistem untuk mengaudit akses
Akses terhadap area dokumen sensitif (software akunting, inventori, dan payroll) perlu dibatasi hanya bagi karyawan yang membutuhkan informasi untuk pekerjaan mereka. Audit terhadap akses juga perlu dilakukan.
- Membatasi akses ke area di mana aset berharga disimpan
Perusahaan perlu membatasi akses masuk ke area di mana aset perusahaan disimpan (gudang dan brankas cash) hanya bagi karyawan tertentu yang berkaitan.
- Melakukan investigasi dengan segera
Menyegerakan investigasi terhadap laporan kecurangan mengurangi besar kerugian yang mungkin diderita perusahaan.
- Melakukan audit random
Audit random terhadap inventaris, cash, pengeluaran, pembelian, billing dan akun-akun lainnya oleh internal atau eksternal auditor bertujuan mencegah pelaku kecurangan memanfaatkan waktu untuk mengubah, menghancurkan dan memindahkan rekam jejak atau bukti lain dari perbuatan mereka.
- Pengaamana tambahan berupa Pemasangan CCTV / perlengkapan perekam dan Alarm keamanan
Perusahaan perlu memasang CCTV dan perlengkapan perekam untuk mengawasi akses masuk dan keluar area aset berharga
0 Comments