Pengertian Surat Elektronik (e-mail)
Pengolahan informasi merupakan kebutuhan pokok setiap organisasi dan kantor. Fungsi distribusi itu sangat penting bagi kelancaran operasi organisasi dan kantor modern. Surat memperlancar setiap kegiatan organisasi dalam mendistribusikan dokumen dokumen kepada penerima yang dikehendaki. Dengan lahirnya konsep surat elektronik dalam kantor maka organisasi atau kantor harus menyesuaikan diri dengan perkembangan jaman modern sekarang ini.
Menurut Djoko purwanto (2007: 170) “Surat elektronik (e-mail) adalah salah satu bentuk atau cara pengiriman surat, informasi, atau pesan (bisnis dan nonbisnis) yang dilakukan secara elektronik, tanpa kertas, dan tanpa jasa pengirim”. Pada era digital cara pengiriman surat lewat e-mail ini merupakan cara pengiriman surat, informasi, atau pesan yang paling mudah, murah, dan cepat sampai ke alamat yang dituju. Sedangkan menurut Sudiman (2007: 2) “ E-mail merupakan singkatan dari electronic mail yang dalam bahasa Indonesia adalah surat elektronik. Sesuai dengan namanya, e-mail digunakan untuk melakukan kegiatan surat-menyurat melalui jaringan internet”. Surat elektronik (e-mail) sangat bergantung terhadap internet maka pendukung dari e-mail adalah dengan menggunakan jaringan internet. Jadi ketika akan menggunakan suratelektronik harus selalu terhubung dengan jaringan internet. Sedangkan menurut Stallard. John J (1990: 118) “Surat elektronik di definisikan sebagai komunikasi pesan nonverval dari seseorang ke orang lain dengan memakai media penyimpanan (transmission) elektronik”. Surat elektronik ini dapat mempercepat penyebaran informasi dari satu individu ke individu yang lain dan dari suatu organisasi ke organisasi yang lain secara cepat dengan menggunakan media elektronik. Surat elektronik (e-mail) hanya dapat dikirim dan digunakan lewat internet saja.
Berdasarkan definisi yang telah dikemukakan oleh beberapa penulis di atas dapat disimpulkan bahwa surat elektronik (e-mail) merupakan suatu metode pengiriman informasi atau pesan yang dikirim oleh pihak yang satu kepada beberapa pihak lainnya secara elektronik dengan menggunakan jaringan internet. Surat (e-mail) dapat pula disebut sebagai surat yang tidak tercetak atau tidak menggunakan kertas, serta dalam pengirimannya memerlukan jaringan internet.
Sejarah Surat Elektronik (e-mail)
Surat elektronik sudah dipakai di tahun 1960-an. Pada saat itu internet belum ada, yang ada hanyalah kumpulan komputer yang terbentuk sebagai jaringan. Konsep e-mail sendiri pertama kali di kemukakan oleh Ray Tomlinson, seorang computer engineer pada akhir tahun 1971. Ray Tomlinson saat itu bekerja pada Bold, Beranek and Newman (BBN) milik lembaga pertahanan Amerika.( Wikipedia Indonesia)
Ray Tomlinson bereksperimen dengan sebuah program yang bernama SNDMSG yang bisa digunakan untuk meninggalkan pesan pada sebuah komputer, sehingga orang lain yang memakai computer itu dapat membaca pesan yang ditinggalkan. Kemudian Ray melanjutkan eksperimennya dengan menggunakan file protocol yang bernama CYPNET. File protocol CYPNET ini digunakan sebagai pendukung program SNDMSG agar dapat mengirimkan pesan ke computer lain yang masih berada dalam jaringan ARPANET.(Wikipedia Indonesia) Pada tahun 1972, Ray Tomlinson mengenalkan ikon “@” (at) yang berarti pada, sebagai identitas e-mail untuk memisahkan antara user id dan domain pada sebuah alamat e-mail. Yang berarti “at” atau “pada” Salah satu program email pertama yang terbesar dan dapat digunakan secara umum adalah Eudora. E-mail tersebut pertama kali ditulis pada tahun 1988 oleh Steve Dorner seorang karyawan di University of Illionis. (Wikipedia Indonesia)
Fungsi Surat Elektronik (e-mail)
Surat elektronik (e-mail) memiliki beberapa fungsi bagi penggunanya. Menurut Djoko Purwanto (2007: 177) e-mail memiliki beberapa fungsi dasar dan beberapa fungsi tambahan bagi penggunanya, diantaranya:
a. Fungsi dasar e-mail, antara lain:
1) Menerima pesan e-mail;
2) Membaca pesan e-mail;
3) Mengirim pesan e-mail;
4) Menjawab pesan e-mail yang masuk;
5) Meneruskan pesan e-mail yang masuk ke pemakai lain.
b. Fungsi tambahan e-mail, antara lain:
1) Menyimpan pesan yang telah dikirim;
2) Menyimpan pesan yang telah diterima dan dibaca;
3) Mengelola daftar alamat e-mail;
4) Menambahkan file untuk pesan yang akan dikirim;
5) Memisahkan file dari pesan masuk;
Menurut Flynn Nancy (2010: 79) fungsi e-mail adalah
a. Penggunaan e-mail memungkinkan data dikirim secara elektronik sehingga sampai di tujuan dengan sangat cepat. Surat elektronik dapat mengirim file berupa gambar, grafik. Dapat melakukan pengiriman e-mail ke beberapa orang sekaligus dalam waktu yang bersamaan.
b. Surat elektronik (e-mail) dapat mengirim semua jenis surat baik itu surat dinas, surat surat undangan, dan lain sebagainya ke seluruh penjuru dunia dengan sangat cepat.
c. Surat elektronik (e-mail) media elektronik yang efektif, efisien dan murah. Tidak perlu menggunakan kertas atau tinta untuk membuat surat dan tidak merlu mengirimkan lewat jasa pengiriman karena bisa dilakukan dimana saja asal terhubung dengan jaringan internet.
Surat elektronik memiliki beberapa fungsi bagi penggunanya dan memudahkan mengirimkan e-mail kepada banyak penerima secara sekaligus. Sesuai dengan namanya, e-mail dikirim secara elektronik, hal ini menyebabkan e-mail yang dikirim dapat disalin dengan mudah, kemudian dikirim kebanyak orang sekaligus. Didalam e-mail juga dapat menyertakan lampiran yang biasa disertakan untuk melengkapi surat.
Lampiran dalam e-mail tersebut berupa data digital yaitu dokumen, music, video, gambar, software, dan data-data digital lainnya.
Komponen-komponen dalam Surat Elektronik (e-mail)
Surat elektronik (e-mail) memiliki beberapa komponen yang dapat digunakan dalam rangka memperlancar kegiatan surat menyurat secara elektonik. Menurut Djoko Purwanto (2007: 177) pada komponen penting e-mail sebagai berikut:
a. To, menyatakan alamat e-mail penerima pesan (yang dituju).
b. From, menyatakan nama dan alamat pengirim pesan e-mail tersebut.
c. CC (carbon copy). Menyatakan tembusan pesan e-mail yang akan dikirim kepada pihak lain.
d. BCC (blind carbon copy), sama seperti CC hanya saja alamat e-mail yang dituju tidak tertera pada hearder pesan
e. Subject, menyatakan subjek atau judul e-mail tersebut.
f. Date, menyatakan waktu dan tanggal pesan e-mail dikirimkan.
g. Sender, menyatakan alamat e-mail pengirim pesan.
h. Reply to, menyatakan surat jawaban langsung kepada si pengirim pesan e-mail.
i. Attachment, sisipan file (seperti Word, Excel, suara, gambar, dan lain-lain) yang akan dikirimkan ke pihak lain.
Menurut Sudiman (2007: 40) “komponen-komponen dalam alamat e-mail untuk mempermudah pemberian alamat email tersebut.” Pada bagian pertama di setiap alamat e-mail atau bagian sebelum simbol @, berisikan username, nama pengguna atau instansi kantor yang dijadikan sebagai inisial alamat email. Berikut simbol @ (at) digunakan sebagai pembagi atau pemisah dalam alamat e-mail. Setelah simbol @ (at) merupakan nama domain yang pengguna miliki, domain ini tergantung dari layanan yang dipakai seperti gmail.com dan yahoo.com.
Komponen-komponen dalam surat elektronik (e-mail) tersebut dapat mendukung kelancaran kegiatan surat menyurat. Penulis harus teliti dalam pengisian komponen-komponen yang ada pada surat elektronik (e-mail). Sebagai contoh didalam pengisian alamat penerima jangan sampai salah, apabila penulisan alamat penerima salah dapat menyebabkan tidak terkirimnya pesan.
Kelebihan dan Kekurangan Surat Elektronik (e-mail)
Kehadiran surat elektronik (e-mail) memberikan beberapa manfaat bagi para penggunanya, tidak terkecuali suatu instansi, perkantoran maupun organisasi. Surat elektronik (e-mail) telah banyak digunakan sebab memiliki beberapa kelebihan. Menurut Nancy Flynn (2010:10) bahwa kelebihan-kelebihan yang diberikan oleh surat elektronik (e-mail) yaitu pertama dapat mengirimkan berita dengan cepat atau segera. Surat menyurat secara elektronik dapat dilakukan secara cepat yakni dengan cara memilih tombol send surat langsung sampai kepada pihak penerima surat. Kedua, dapat berkomunikasi dengan pengambil keputusan secara langsung. Surat menyurat secara elektronik memungkinkan pengirim surat dapat berkomunikasi secara langsung kepada pihak yang dituju oleh pengirim. Ketiga, berkomunikasi dengan cepat hemat tidak memerlukan kertas untuk menulis surat, sehingga biaya lebih murah bila dibandingkan dengan surat manual.
Keempat, surat elektronik menjangkau ke seluruh dunia dengan mudah dan cepat. Sehingga memperlancar kegiatan suatu organisasi dengan cepat, menghubungkan ke seluruh dunia. Kelima, surat elektronik dapat mengirim pesan yang sama ke lebih dari satu pembaca, memudahkan kita menyebarkan berita dengan cepat, ringkas dan murah. Keenam, surat elektronik dapat mengirim pesan kapanpun dimanapun, surat elektronik dapat diakses dimanapun dan kapanpun oleh siapa saja sesuai kebutuhan penggunanya. Ketujuh, tidak ada biaya pembuatan surat, tidak memerlukan tinta, kertas dan biaya pos.
Stallard. John J (1990: 128) menjelaskan beberapa kelebihan dari surat elektronik (e-mail) diantaranya:
a. Kecepatan;
b. Biaya;
c. Pesan-pesan dapat dikirim sesuai keinginan pengirim;
d. Akses;
e. Peningkatan produktifitas;
f. Keamanan.
Kelebihan surat elektronik yang pertama adalah kecepatan, menjadikan kegiatan surat menyurat secara elektronik cepat sampai ketujuan. Pengiriman surat secara elektronik dapat dilakukan hanya dengan menekan tombol kirim dan dapat mengirimkan ke beberapa alamat dengan sekali kirim. Kelebihan surat yang kedua adalah dari segi biaya, pengiriman surat menggunakan surat elektronik lebih murah karena tidak menggunakan kertas, tinta dan biaya jasa pengiriman surat atau melalui pos. Biaya yang dikeluarkan hanya untuk membayar biaya internet. Kelebihan surat elektronik yang ketiga adalah dari segi akses. Pengguna surat elektronik dapat dengan mudah mengirim dan menerima pesan kapan saja dan dimana saja asal ada jaringan internet. Kelebihan surat elektronik yang keempat adalah peningkatan produktifitas. Peningkatan produktifitas terjadi karena minimnya waktu yang digunakan untuk melakukan kegiatan surat menyurat, sehingga waktu yang lainnya dapat digunakan untuk menyelesaikan kegiatan lainnya.
Sedangkan kekurangan surat elektronik (e-mail) menurut Nancy Flynn (2010: 9) yaitu yang pertama yaitu kerahasiaan pesan tidak terjamin, kerahasiaan pesan elektronik tidak terjamin secara baik karena surat elektronik dapat diakses oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Kedua, kemungkinan kesalahpahaman atau salah menterjemahkan terhadap surat yang dikirim. Komunikasi secara tertulis memungkinkan dapat menimbulkan kesalahpahaman atau salah dalam menterjemahkan surat yang diterima. Oleh karenanya diperlukan pemilihan bahasa yang sopan. Ketiga, surat elektronik tidak selalu dapat memberikan jawaban secara cepat. Penerima surat elektronik tidak selalu mengakses surat elektronik setiap saat, sehingga tidak dapat memberikan jawaban yang cepat.
Menurut John J. Stallard (1990: 129) kekurangan surat elektronik yang pertama, diperlukan pelatihan terhadap pengelola surat elektronik (e-mail). Pengelola surat elektronik (e-mail) memerlukan tenaga yang profesional atau mengerti tentang teknologi komunikasi modern. Perlu diadakan adanya diklat atau pelatihan kepada para petugas pengelola surat elektronik terlebih dulu. Kekurangan yang kedua adalah keamanan data rendah, data pada e-mail mudah hilang atau mudah diakses oleh orang lain
22
yang tidak berkepentingan sehingga diperlukan adanya pengamanan tambahan. Ketiga, apabila terjadi kerusakan pada fasilitas surat elektronik maka pelayanan dapat tertunda. Fasilitas surat elektronik dimungkinkan sering terjadi kerusakan atau gangguan, seperti komputer rusak atau jaringan internet mengalami gangguan. Hal tersebut menyebabkan terganggunya pelayanan atau pengelolaan surat elektronik.
Berdasarkan pendapat ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa surat elektronik memiliki banyak kelebihan untuk digunakan dalam kegiatan surat menyurat sehari-hari. Walaupun ada kekurangannya tetapi kekurangan tersebut dapat diminimalisir agar dapat mengurangi kekurangan seperti mengamankan data surat yang akan dikirim, memberikan pelatihan terhadap para pegawai dan sebagainya.
Pengelolaan Surat Elektronik (e-mail)
Pengelolaan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Hal ini dikarenakan surat memuat informasi penting bagi organisasi. Di dalam pengelolaan surat terlebih dahulu dibedakan menjadi dua macam yaitu surat masuk dan surat keluar. Menurut sutarto (1989: 231) “Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh organisasi kantor”. Surat masuk dikirim dari satu pihak kepada pihak yang lain dengan maksud sesuai dengan isi surat tersebut agar pesan yang ingin disampaikan tersampaikan. Sedangkan menurut Ida Nuraida (2014: 91) “Surat keluar adalah surat-surat yang dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari organisasi, kantor lain atau perseorangan, agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi yang berakibat menguntungkan kedua belah pihak”. Surat keluar mempunyai fungsi sebagai penyampai pesan atau berita agar berita atau pesan tersebut sampai kepada pihak yang dituju surat tersebut.
Menurut Sedarmayanti (2003: 83), tujuan pengelolaan surat adalah agar surat dapat sampai kepada pihak yang berkepentingan dengan cepat, tepat dan aman serta dengan biaya yang sekecil mungkin sehingga tercapai efisiensi dan penghematan.Pengelolaan surat sangat penting dilakukan agar surat tertata dengan rapi dan jika sewaktu ingin digunakan dapat dicari dengan mudah. Sedangkan menurut Sedianingsih dkk (2010: 82), tujuan pengelolaan surat adalah agar surat bias dengan cepat dan tepat sampai kepada pengolah dan penanganan tindak lanjut. Pengelolaan surat dimaksutkan agar surat yang masuk dan keluar terdata dan tersistem sehingga lebih mudah dalam penelusuran surat tersebut.
Adapun prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah sebagai berikut:
a. Prosedur pengelolaan surat masuk
Pengelolaan surat masuk adalah serangkaian proses pengelolaan surat-surat yang masuk atau diterima oleh suatu organisasi dari organisasi lainnya. Prosedur pengelolaan surat masuk menurut Sedianingsih dkk (2010: 85) sebagai berikut
1) Menyortir/memisahkan;
2) Membuka surat;
3) Memeriksa isi surat;
4) Pencatatan;
5) Membaca dan menimpan.
b. Prosedur pengelolaan surat keluar
Pengelolaan surat keluar adalah serangkaian proses pengelolaan surat-surat yang dikirim oleh organisasi ke organisasi lain. Prosedur pengelolaan surat keluar menurut Ida Nuraida (2014: 91) sebagai berikut:
1) Penyiapan konsep
2) Pengelompokan
3) Pencatatan
4) Penyampaian/pengiriman
Pengelolaan surat masuk maupun surat keluar setiap organisasi memiliki prosedur masing-masing dan tidak semuanya sama, karena disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan suatu organisasi tersebut. Pengelolaan surat merupakan salah satu kegiatan di bidang administrasi yang dilaksanakan untuk memberikan pelayanan kepada unit-unit organisasi guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Pengelolaan surat itu pekerjaan yang butuh ketelitian dan konsentrasi agar surat dapat tertata dengan baik, sehingga surat yang dibutuhkan akan cepat ditemukan dan tidak memerlukan waktu yang lama.
Pengelolaan surat elektronik menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2012 antara lain surat elektronik itu perlu diklarifikasikan sesuai dengan klasifikasi surat yang digunakan pada organisasi atau instansi yang bersangkutan agar surat dapat ditemukan dengan mudah dan cepat. Kemudian surat elektronik dicatat ke dalam system pengelolaan surat. Selanjutnya, surat elektronik di simpan ulang sebagai cadangan (backup). Backup surat elektronik ke dalam system informasi surat elektronik serta disimpan ke dalam direktori atau folder atau dapat pula disimpan dalam kaset. Langkah terakhir yakni mencetak dan memberkaskan surat elektronik, lampiran serta data-data lainnya ke dalam system pengelolaan berbasis kertas.
Berdasarkan pendapat-pendapat ahli di atas dapat diketahui bahwa kegiatan pengelolaan surat sesuai dengan aturan yang berlaku dapat menguntungkan kantor maupun petugas yang menangani surat tersebut. Tujuan pengelolaan surat dapat memberikan dukungan yang besar terhadap usaha pencapaian tujuan organisasi karena kelancaran komunikasi melalui surat akan menghasilkan informasi yang cepat dan tepat. Dengan demikian proses untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan akan berjalan lancar
){kind=link}
0 Comments