Pengertian Penyimpanan Arsip 

Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang  (Muhidin dan Winata, 2016).

Penyimpanan Arsip (Filing System) adalah rangkaian kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, dan kegiatan menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

Sumber gambar
pixabay

Sedangkan menurut Ernawati (2004) sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik, nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.

Agar arsip yang disimpan aman, terjaga dan terpelihara maka dalam penyimpanan arsip perlu memperhatikan kondisi lingkungan yang berkaitan dengan lokasi, kontrol lingkungan dan perlindungan, selain aspek kondisi lingkungan juga memperhatikan aspek pengamanan dari pemeliharaan, penanganan arsip dan kemudahan akses dan juga perlu memperhatikan aspek proteksi.

Tujuan Penyimpanan Arsip 

Tujuan dari penyimpanan arsip adalah :

1. Arsip yang disimpan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan informasi yang dicari sesuai/tepat.
2. Melindungi agar dokumen yang penting dari resiko hilang. 
3. Efisien dalam penggunaan ruangan dan peralatan 
4. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna. 

Asas Penyimpanan Arsip

Dalam penyimpanan arsip ada 3 asas pengorganisasian (Muhidin dan Winata, 2016) yaitu:

a. Asas sentralisasi: penyimpanan arsip aktif secara terpusat mempunyai prinsip bahwa arsip aktif suatu organisasi di suatu tempat yang ditunjukkan pada Gambar. Sentralisasi umumnya cocok untuk organisasi yang kecil. Untuk organisasi yang besar tidak efisien karena menyebabkan ketidak nyamanan bagi bagian lain di organisasi. Sentralisasi memberikan pendekatan yang seragam pada sistem penyimpanan, karena semua arsip disimpan dan diatur dengan sistem yang sama dan dicari dengan prosedur yang sama. Keuntungan sentralisasi menguntungkan dalam hal : prosedur penyimpanan yang konsisten, meminimalkan duplikasi arsip, dan memberikan penggunaan ruang, peralatan dan tenaga yang lebih baik, memberikan peningkatan keamanan rekod dan memberikan satu penelusuran.

b. Asas desentralisasi : penyimpanan arsip aktif di tiap-tiap unit kerja. Sistem desentralisasi adalah satu dalam setiap unit ada tempat penyimpanan dalam lokasi tersebut yang ditunjukkan pada Gambar. Umumnya pimpinan organisasi menyukai sistem desentralisasi, karena memberikan kemudahan dalam pengawasan arsip dan arsip miliknya dapat diakses setiap saat. Keteraksesan dan kontrol arsip harus seimbang untuk menghindari setiap bagian yang tidak mempunyai wewenang untuk mengakses.

Masalah yang muncul dengan sistem ini adalah : Setiap unit kerja mempunyai sistem sendiri; maka tidak adanya sistem seragam dalam sistem tata kearsipannya, Setiap unit kerja menyimpan arsipnya sendiri ; sehingga arsip yang berkaitan tidak disimpan bersama. Beberapa departemen kemungkinan akan menyimpan arsip yang sama; yang akan menyebabkan duplikasi arsip. Unit kerja mungkin akan menggunakan peralatan duplikat atau memelihara peralatan yang tidak berguna; maka penggunaan peralatan tidak realistik. Setiap unit kerja cenderung menyimpan arsip dalam format yang berbeda, maka keamanan arsip tidak mencukupi atau mudah rusak. Memang bila informasi yang harus segera dibutuhkan maka sistem ini sesuai, karena setiap unit dapat mengawasi arsipnya secara langsung.

c. Asas kombinasi dimana penyimpanan arsip aktif oleh masing-masing unit kerja, sedang arsip inaktif tersentral. Sistem kombinasi memberikan unit kerja untuk menyediakan arsipnya sendiri dibawah kontrol sistem yang terpusat (sentral) yang ditunjukkan pada Gambar. Keuntungan pengawasan atau kontrol secara terpusat adalah sistem penyimpanan dan penelusuran seragam; meminimalkan berkas yang tidak teratur dan kehilangan arsip; meminimalkan duplikasi rekod; menyediakan pembelian terpusat yang dapat mencapai efisiensi dan efektifitas biaya serta menyediakan perpindahan rekod dalam rangka program jadwal pemusnahan dan memberikan lebih baik dalam struktur manajemen (Sedarmayanti, 2001).

Macam-Macam Sistem Penyimpanan Arsip 

Macam sistem penyimpanan arsip ada 5 (lima) sistem yaitu: 

a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System) : adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan/ organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar) (Gambar).

Contoh berdasarkan abjad

b. Sistem Masalah/Perihal (Subject Filling System) : Adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini (Gambar).

Contoh berdasarkan masalah

c. Sistem Nomor (Numerical Filling System) : Adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor urut tertentu (Gambar).

Contoh berdasarkan nomor

d. Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Chronological Filling System) : Adalah salah satu penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat, akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat (Gambar). Surat atau berkas yang datangnya paling akhir ditempatkan di bagian paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut.

Contoh berdasarkan waktu

e. Sistem Wilayah/Daerah/Regional (Geographical Filling System) : Adalah salah satu penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah, atau wilayah tertentu (Gambar).

Contoh berdasarkan sistem wilayah

Daftar Pustaka
Sovia Rosalin. Manajemen Arsip Dinamis. Malang. Tim UB Press. 2017