Menangani Penerimaan/ Pengiriman Surat/ Dokumen - Menangani Surat Masuk

MENANGANI SURAT

 

Menangani Surat Masuk

Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan.

Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;

1. Sistem buku agenda
2. Sistem kartu kendali

1.       Penanganan surat masuk sistem buku agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.

Buku agenda ada 3 macam;

1. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman
2. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
3. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

1. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
2. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor
3. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
4. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
5. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat
6. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan
7. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan
8. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

a)       Penerimaan Surat

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.

Tugas penerima surat adalah:

1. mengumpulkan setiap surat yang masuk,
2. meneliti ketepatan alamat
3. menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.

b)       Penyortiran Surat

Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

Menyortir surat dapat juga dilakukan dengan cara sbb:

1.Mengelompokkan Surat Masuk

2.Mengelompokkan Surat Keluar

3.Mendata Tanggal, Bulan & tahun kemudian memilahnya secara berurutan

4.Menyampaikan surat tersebut kepada atasan untuk di desposisikan

5. Menyimpannya di Berankas dengan Rapi.

c)       Pencatatan Surat

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

d)       Pengarahan Surat

Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

e)       Penyampaian Surat

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern.

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:

1. Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
2. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.

Contoh:

f)        Penyimpanan Surat

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

 

 

 

2.       Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendali

1. Pengertian kartu kendali

Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatn surat

1. Ciri-ciri kartu kendali

1)       Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa

2)       Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah

1. Keuntungan menggunakan kartu kendali

–          Lebih efisien dibanding buku agenda

–          Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)

–          Menghilangkan pencatatan berulang

–          Mudah melacak lokasi surat yang diproses

–          Memudahkan penyusunan arsip

–          Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

1. Identifikasi kategori surat penting, biasa dan rahasia

Kategori surat penting adalah sebagai berikut.

• Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
• Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
• Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.

Kategori surat biasa adalah sebagai berikut.

• Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
• Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
• Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.

Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.

Kategori surat rahasia adalah sebagai berikut.

• Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
• Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.

1. Prosedur surat masuk penting

a)       Penerimaan surat

Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.

Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.

• Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
• Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
• Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
• Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.

b)       Pencatatan surat

Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.

Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.

 

 

 

Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.

1)       Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

2)       Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah surat.

Kolom kartu kendali:

–          Indeks: Diisi indeks surat

–          Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi

–          Tanggal: Diisi tanggal terima surat

–          No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk

–          M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar

–          Perihal: Diisi hal surat

–          Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat

–          Lampiran: Lampiran surat

–          Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk

–          Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar

–          Tanggal surat: Diisi tanggal surat

–          No surat: Diisi nomor surat

–          Pengolah: Diisi unit pengolah

–          Paraf: Diisi paraf pengolah surat

c)       Pengarahan atau pengendalian surat

Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai herikut.

1)       Menerima surat yang telah dilampiri tiga lemhar kartu kendali.

2)       Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.

3)       Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.

4)       Mengamhil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.

5)       Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.

d)       Penyampaian surat ke unit pengolah

Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian herikut.

1)       Tata usaha unit pengolah

Tugasnya adalah sehagai herikut.

a)       Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sehagai hukti hahwa surat sudah diterima.

b)       Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat pada surat.

c)       Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat herikut lemhar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.

d)       Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 clan 2 yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.

e)       Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat herikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi.

f)        Menerima surat dan lembar disposisi 1 kemhali dari pelaksana, jika surat tersehut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beherapa lama. Jika surat tersehut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat herikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sehagai hukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.

2)       Pimpinan unit pengolah

Tugasnya adalah sebagai berikut.

a)       Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari tata usaha unit pengolah

b)       Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk.

c)       Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada tata usaha unit pengolah.

3)       Pelaksana

Tugasnya adalah sebagai berikut.

a)       Menerima surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha unit pengolah.

b)       Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.

c)       Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.

e)       Penyimpanan atau penataan arsip

Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.

1)       Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.

2)       Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3.

3)       Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu

 

1. Prosedur pengurusan surat masuk biasa

Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.

1)       Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.

2)       Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya.

3)       Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

1. Prosedur pengurusan surat masuk rahasia

Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul.

 

Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut.

1)       Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.

2)       Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.

3)       Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.

4)       Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.

5)       Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar