Komunikasi merupakan hal yang amat penting, terlebih lagi berkomunikasi dengan tepat. Bicara dengan jelas dan formal merupakan hal yang penting pula terutama dalam lingkup kantor.
Secara umum, cara paling sopan untuk berbincang dengan seseorang dalam lingkup kantor adalah dengan menggunakan kata-kata seperti:
- Could
- Would
- Can
- May
Untuk membuat suatu permintaan, kata-kata sopan yang kerap digunakan adalah:
- Please
- Excuse me
- Thank you
- Thank you very much
Menyapa seseorang (greeting) juga merupakan bagian yang penting untuk menunjukkan kesopanan, sehingga jangan lupa untuk selalu menyertakan sapaan seperti:
- Good morning/afternoon/etc…
- How do you do
- Hello, how are you
Contoh Percakapan
Nah, dalam artikel ini kami akan memberikan beberapa contoh percakapan dalam seting kantor yakni dengan resepsionis. Sebagai mana kita tahu, resepsionis merupakan bagian yang penting dalam suatu perusahaan karena siapa pun yang duduk di meja tersebut biasanya paling paham tentang segala hal yang berkaitan dengan kantor dan orang-orangnya.
DIALOGUE 1
Receptionist: Good morning, Sir. (Selamat pagi, Pak.)
Guest: Good morning. Is Mr. Toni in? (Selamat pagi. Apa Pak Toni sudah datang?)
Receptionist: Yes, Sir. He just came 10 minutes ago. (Sudah, Pak. Ia baru saja datang 10 menit yang lalu.)
Guest: Can you please tell him that Mr. Joni is here? I have an appointment with him this morning at 9. (Bisakah Anda mengatakan padanya kalau Pak Joni sudah di sini? Saya punya janji dengannya pagi ini pukul sembilan.)
Receptionist: May I know where you are from, Mr. Joni? (Boleh saya tahu Anda dari mana, Pak Joni?)
Guest: I’m from PT Nusantara Kaya. Saya dari PT Nusantara Kaya).
Receptionist: Certainly, Sir. Please, sit down. I’ll go and see him. (Tentu saja, Pak. Silakan duduk. Saya akan pergi menemui Pak Toni.)
Guest: Thank you. (Terima kasih.)
(after a few minutes)
Receptionist: Sir, will you follow me, please? Mr. Toni is waiting for you. (Pak, bisakah Anda mengikuti saya? Pak Toni sedang menunggu Anda.)
Guest: Thank you very much, Miss. (Terima kasih banyak, Mbak.)
DIALOGUE 2
Receptionist: Good morning, Ma’am. What can I do for you? (Selamat pagi, Ibu. Ada yang bisa saya bantu?)
Guest: Good morning, Sir. I’m here to meet Miss Annette. Is she here? (Selamat pagi, Mas. Saya di sini untuk menemui Bu Annette. Apa dia sudah datang?)
Receptionist: Have you made an appointment with her, Ma’am? (Apakah sudah membuat janji dengan Bu Annette, Bu?)
Guest: I actually haven’t. I supposed I could come and just ask. (Sebetulnya belum. Saya kira saya bisa datang dan langsung bertanya saja.)
Receptionist: You could, but unfortunately Miss Annette is very busy lately. But I’ll check on her for you. May I know your name? (Sebenarnya bisa, tapi sayangnya Bu Annette sedang amat sibuk akhir-akhir ini. Tapi saya akan konfirmasi dulu dengannya soal Ibu.)
Guest: My name is Karina, I’m a friend of Miss Annette and I want to consult with her about a contract. (Nama saya Karina. Saya teman Bu Annette dan saya ingin berkonsultasi dengannya soal sebuah kontrak.)
Receptionist: All right, I’ll call her. Please, wait. (Baik, saya akan menghubunginya. Mohon tunggu sebentar.)
(after a few minutes on the phone)
Receptionist: Miss Karina, I’m sorry, Miss Annette is having a meeting in 5 minutes and her schedule for today is already full. But she’s asked me to schedule another time for you if you’re still willing to have her. (Bu Karina, saya minta maaf, lima menit lagi Bu Annette harus menghadiri rapat dan jadwalnya untuk hari ini sudah penuh. Tapi dia meminta saya untuk menjadwalkan waktu lain bagi Ibu kalau Ibu masih ingin berkonsultasi dengannya).
Guest: Oh, sure. When will that be? (Oh, tentu saja. Kapan, ya?)
Receptionist: Wait a moment. What about Thursday, at 9.30? (Tunggu sebentar. Bagaimana dengan hari Kamis, jam 9.30 pagi?)
Guest: It’s perfectly fine. The day after tomorrow, then. She’s very busy, huh? (Tidak apa-apa. Berarti besok lusa. Wah, dia benar-benar sibuk, ya?)
Receptionist: She has been lately, yes. I hope you won’t mind, she’s also very sorry she can’t have the meeting with you this morning. (Akhir-akhir ini, ya. Saya harap Ibu tidak keberatan, dia juga menyesal tidak bisa menemui Ibu pagi ini.)
Guest: It’s fine. It’s also my fault not making appointment first. Okay, then, I’ll come back in two days. Thank you very much, Sir. (Tidak apa-apa. Salah saya juga yang tidak membuat janji terlebih dahulu. Baiklah kalau begitu, saya akan kembali dua hari lagi. Terima kasih banyak, Mas.)
Receptionist: You’re very welcome, Miss. (Sama-sama, Bu.)
Nah, itulah kedua contoh percakapan dengan resepsionis di kantor dalam bahasa Inggris. Kedua percakapan menunjukkan bahwa tamu yang ingin menemui atasan atau salah satu pekerja di kantor harus melalui bagian resepsionis.
Dialah yang akan membantu para tamu untuk mengonfirmasi perihal janji atau pertemuan, serta menjadwalkan pertemuan di lain waktu bila orang yang dituju sedang berhalangan.
Semoga contoh percakapan di atas bermanfaat untuk Anda!
0 Comments